Инвентаризацию желательно проводить на регулярной основе, поскольку её итоги позволяют обнаружить несоответствия между учётным и фактическим объёмом ТМЦ в натуральных единицах измерения. В бухучёте требуется отражать по определённым правилам оприходование излишков при инвентаризации или недостач.
Почему образуются излишки и недостачи
Когда инвентаризация проведения, по её итогам сравниваются учётные и фактические сведения по количеству конкретных видов ТМЦ. Если фактические показатели превышают учётные, то появляется излишек, а когда наоборот — недостача.
Излишки и недостачи ТМЦ образуются по самым разным причинам:
- ошибки при инвентаризации;
- неверное отражение имущества на счетах бухучёта;
- естественная убыль ТМЦ;
- хищения;
- ошибки в ведении складского учёта и др.
Излишки имущества, как правило, возникают при неверном отражении операций в бухгалтерском учёте, ошибках при передаче материалов в производство, неучтённых отгрузках, неверном подсчёте ТМЦ при ревизии.
Недостачи имущества зачастую образуются из-за хищения со стороны сотрудников, ошибок в учёте на складах, некомпетентности кладовщиков и естественной убыли ТМЦ.
Для отражения отклонений фактического количества от учётного используется инвентаризационная ведомость. Её заполняет инвентаризационная комиссия и передаёт директору компании для вынесения решения по полученным результатам.
Как учитывать недостачу
Если при инвентаризации — недостача, она должна быть оформлена первичным учётным документом, к примеру, актом о недостаче. Стоимость имущества, выявленного как недостача, относится на сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Корреспонденции счетов по проведению недостачи в бухучёте зависят от того, из-за чего она образовалась:
| Причина | Комментарий | Проводка |
|---|---|---|
| В пределах естественной убыли | Для определённых ТМЦ законами устанавливаются нормы естественной убыли, например, нормы усушки для древесины. Нормы определяются отдельно для каждого вида ТМЦ.
Такая естественная убыль переносится на производственные или торговые затраты. Если для каких-то ТМЦ норм убыли нет, то недостача считается сверх нормы |
Дт 20 (44 и др.) Кт 94 |
| Вина ответственного лица | Нужно определить, кто будет ответственным за недостачу — бухгалтер, кладовщик или иной сотрудник. Для этого проводится проверка документов и сверяются остатки по счетам.
Недостача в данной ситуации может быть из-за ошибочных расчётов, неверного заполнения отчётов, отсутствия контроля, кражи. Если по документации всё верно, а хищение иными сотрудниками не выявлено, то вина относится на ответственного сотрудника склада. Он подаёт объяснительную, прилагаемую к материалам ревизии. Недостача удерживается с него (не больше 50% от ежемесячной зарплаты) и рассчитывается как закупочная стоимость недостающих ТМЦ. Решение взыскать недостачу оформляется приказом. Работодатель может принять решение не взыскивать ущерб с сотрудника. |
Дт 73 Кт 94 |
| Виновник не выявлен или суд отказал взыскивать ущерб | В таком случае нет возможности удержать недостачу с кого-то из сотрудников. Тогда она относится к прочим расходам компании. Списание осуществляется на основании:
|
Дт 91.2 Кт 94 |
Таблица — Отражение недостачи в бухучёте
Иногда случается, что виновное лицо — это контрагент компании. Тогда сумма возмещения устанавливается на основании договорных условий и положений ГК РФ.
Как учитывать излишки
Излишки при инвентаризации принимаются к бухгалтерскому учёту. Это действие проводится на основании сличительной ведомости либо ведомости учёта итогов инвентаризации.
Прежде чем ставить на учёт излишки при инвентаризации и проводки составлять, нужно проверить — не образовались ли они из-за ошибочных действий сотрудников или инвентаризационной комиссии. Для этого по ТМЦ, по которым излишки, производится проверка документов, отражение операций в бухучёте и пересчёт их количества по факту.
Когда указанные ошибки выявлены, то их требуется исправить. Если в результате всё равно имеется избыток ТМЦ, то для оприходования излишков при инвентаризации проводки в бухучёте отражаются по рыночной стоимости в настоящий момент времени и величина относится к прочим доходам. Компания может сама выяснить рыночную стоимость или воспользоваться услугами оценочной фирмы. По итогам проведённой оценки заполняется справка или оценочный отчёт.
Чтобы отразить излишки, проводка в бухучёте имеет вид:
- Дт 01 (08, 10, 41 и др.) Кт 91.1 — на оценённую сумму излишка
Инвентаризационная комиссия определяет, из-за чего появился излишек, и получает объяснения от ответственного сотрудника. При этом к работнику не применяются материальные меры наказания, но могут объявить выговор или лишить премии.
Как учитывать пересортицу
Возможны не только излишки или недостача при инвентаризации, но и пересортица по схожим видам ТМЦ. Она означает, что по одному виду имущества образовалась недостача, а по другому — излишек, но общее фактическое количество их обоих соответствует учётному.
В данной ситуации можно произвести зачет недостач излишками при соблюдении условий:
- обнаружены в одном и том же периоде;
- выявлены по одному проверяемому лицу;
- относятся к ТМЦ одного названия, но неодинаковых сортов;
- объем недостачи и излишка одинаковый.
Пересортица подтверждается через инвентаризационную опись или сличительную ведомость. Кроме того, нужно получить объяснительную от ответственного работника. Решение провести зачёт оформляется приказом руководителя.
Для пересортицы нужно оформить такие бухгалтерские проводки:
- Зачет пересорта производится по счетам аналитического учёта. Соответственно, и по дебету, и по кредиту будут одни и те же синтетические счета, но с разной аналитикой. Например:
- Дт 10 (вода питьевая газированная 1,5 л.) Кт 10 (вода питьевая негазированная 1,5 л.)
- Если размер недостачи больше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на виновника через корреспонденцию:
- Дт 94 Кт 73
- Когда лицо, виновное в недостаче, не выявлено, разница считается недостачей и относится на расходы производства или продаж.
- Если размер недостачи меньше размера излишка в денежном выражении, то разница относится на прочие доходы через корреспонденцию:
- Дт 10 (41 и др.) Кт 91.1
Мы подробно рассказали о том, как оприходовать излишки при инвентаризации или недостачи. Однако, всё же лучше организовать тщательный контроль за ТМЦ, чтобы потом не разбираться, почему возникли отклонения фактических показателей от учётных.
